Бесплатная горячая линия

8 800 700-88-16
Главная - Другое - Роструд по хранению копий документов в организации

Роструд по хранению копий документов в организации

Роструд по хранению копий документов в организации

Новый ГОСТ и новые правила заверения документов


В все чаще стали поступать вопросы: где почитать Приказ Роструда от 25 мая 2017 г. 435 ст, в котором описан новый порядок заверения документов, в том числе и основной головной боли всех кадровых специалистов — трудовых книжек (ТК). На самом деле требуется уточнение — приказ с этим номером выпустил, конечно же, не Роструд, а Федеральное агентство по техническому регулированию и метрологии (Росстандарт), а Роструд этот документ прокомментировал, то есть существует определенная путаница в понятиях.

Итак, интересующий нас Приказ Росстандарта от 25 мая 2017 г. № 435-ст ввел в действие новый ГОСТ по документообороту в организациях.

Документ достаточно объемный и касается:

  1. уставов и положений;
  2. постановлений, распоряжений и приказов;
  3. правил, инструкций и регламентов;
  4. договоров, актов и писем;
  5. справок, а также других документов, в том числе включенных в класс 0200000 Общероссийского классификатора управленческой документации ОК 011-93 (утв. Постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 № 299).
  6. решений и протоколов;

Но нас прежде всего интересует, как заверить трудовую по новому ГОСТу. По новому ГОСТу (п. 5.26), если выдается для предоставления в другую организацию, кадровый работник должен не только написать традиционное «Верно» и расписаться, но и указать, где хранится подлинник.

В частности, необходимо уточнить наименование организации, номер дела и год.

Стоит отметить, что писать многострадальное «Верно» вовсе не обязательно, теперь разрешено использовать штамп «Верно» по новому ГОСТу, который можно заказать либо в специальной фирме или набрать его самостоятельно. Но не во всех компаниях официальные бумаги хранятся в номенклатурных делах, у многих — в сейфах.

А альтернативы новый ГОСТ р 7.0.97-2016 (как заверяем трудовую книжку) не предоставляет. Что делать?

Если инспектор ГИТ обнаружит копии паспортов в личных делах, то сообщит об этом в Роскомнадзор

Трудовой кодекс хранение копий в личных делах не предусматривает. Если они понадобились вам для конкретной цели, каждый раз получайте их у сотрудника и оформляйте отдельное согласие на обработку данных.

Такие случаи возникают нечасто и в них всегда заинтересован работник.

За хранение копий в личных делах на постоянной основе компанию могут привлечь к административной ответственности. Нарушает ли работодатель законодательство о персональных данных, проверяет Роскомнадзор.

Если случаи хранения копий выявит инспектор ГИТ, то передаст такую информацию в это ведомство.

Копии получают в силу закона. По общему правилу, представители компании не должны снимать копии с документов, которые приносит сотрудник.

Например, при приеме на работу он лишь показывает паспорт, диплом, военный билет и проч. Кадровик проверяет эти документы и возвращает работнику (ст. 65 ТК РФ, постановление Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 14 марта 2014 г.

по делу № А53-12557/2013). Часто работодатели прописывают в трудовых договорах условие, что сотрудник дает согласие на обработку любых персональных данных на все время работы в компании.

Однако это неправильно: нужно запрашивать у сотрудника отдельное согласие на те или иные действия с его персональными данными в конкретной ситуации. Условие в трудовом договоре о том, что работник заранее на все согласился, будет ухудшать его положение по сравнению с законом (ч.

третья ст. 57 ТК РФ). Случаев, когда работодатель по закону обязан запросить у сотрудника копию документа, мало.

Например, чтобы получить средства на выплату единовременного пособия, организация представляет в ФСС России копию справки о рождении ребенка (п. 3 приказа Минздравсоцразвития России от 4 декабря 2009 г.

№ 951н). Чтобы назначить ежемесячное пособие по уходу за ребенком, потребуются копии свидетельств о рождении предыдущих детей (ч. 6 ст. 13 Закона от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ). Сотрудник должен представить копии таких документов, если хочет, чтобы работодатель назначил пособие.

Поскольку обязанность предусматривает закон, получать отдельное согласие на обработку персональных данных не нужно (п. 2 ч. 1 ст. 6 Закона № 152-ФЗ). Копии получают, чтобы исполнить локальный акт.

Закон не запрещает включать в локальные акты условие, что работник передает в отдел кадров копии личных документов, чтобы ему предоставили корпоративные гарантии. Например, выдали новогодние подарки для детей, оказали материальную помощь и т.

д. Работодатель вправе без согласия сотрудника обрабатывать его персональные данные в случаях, предусмотренных коллективным договором и локальными актами (абз. 2 Разъяснений Роскомнадзора от 14 декабря 2012 г.). Однако закон не поясняет, включает ли такая обработка право работодателя снять и хранить копии с документов.

Однако закон не поясняет, включает ли такая обработка право работодателя снять и хранить копии с документов. Поэтому безопаснее получить письменное согласие работника (образец ниже).

Сотрудник вправе отказаться представлять копии, за это его нельзя привлечь к дисциплинарной ответственности.

Важная статья: «Утвердите политику обработки персональных данных, чтобы избежать штрафа Роскомнадзора» (№ 11, 2017) Скачать и распечатать образец

Какие документы можно хранить в личном деле с согласия сотрудника

Отвечая на вопрос, что должно храниться в личном деле сотрудника в 2020 году, стоит упомянуть и медицинские книжки работников, которые некоторые работодатели хранят в ЛД. Действительно, если должность сотрудника предполагает его контакт с пищевыми продуктами, детьми или же, например, медикаментами – наниматель, согласно действующему законодательству, имеет право потребовать этот документ. Однако, его хранение становится возможным исключительно после получения от работника согласия на обработку его персональных данных.

Это же правило касается и следующих документов:

  1. аттестационных листов;
  2. документов о повышении квалификации;
  3. дипломов, справок и других бумаг об образовании;
  4. справок об отсутствии судимости или её наличии;
  5. характеристик с образовательных заведений, а также прошлых мест работы.

Напомним также, что трудовые книжки работников необходимо хранить отдельно от остальной кадровой документации.

В большинстве фирм для этого используются надёжные сейфы, доступ к которым имеют только кадровики.

От редакции

Список целей, для которых работодатели могут использовать персональные данные сотрудников, закрытый, и никак иначе пользоваться копиями нельзя.

Например, ксерокс паспорта поможет заполнить личную карточку работника, может, еще пару документов, но потом он больше не нужен. Но во многих организациях хранят копии паспортов и иных документов по традиции, не представляя до конца, зачем они нужны.

И даже после увольнения. Теперь за хранение персональных данных сотрудника «просто так» штрафуют, и работодатели начали волноваться: что делать? Если в организации такие документы действительно нужны, оговорите это в ЛНА, получите согласие на хранение, а затем будьте готовы объяснить проверяющим, для чего они используются.

Ответственность за нарушения

За приобщение к личному делу работников документов, которые работодатель не имеет права хранить, предусмотрен административный штраф по ч. 1 . Его размер может достигать 50 тысяч рублей. Полный перечень возможных наказаний выглядит так:

  1. административный штраф на юридических лиц — от 30 тысяч до 50 тысяч рублей.
  2. предупреждение;
  3. наложение административного штрафа на граждан в размере от 1 тысячи до 3 тысяч рублей;
  4. наложение административного штрафа на должностных лиц — от 5 тысяч до 10 тысяч рублей;

При этом проверяющих не заинтересует, а значит, и не спасет работодателя от наказания тот факт, что у работника было получено согласие на обработку персональных данных.

Судебная практика также это доказывает. Дорогие читатели, если вы увидели ошибку или опечатку, помогите нам ее исправить!

Для этого выделите ошибку и нажмите одновременно клавиши «Ctrl» и «Enter». Мы узнаем о неточности и исправим её. ЮРИСТУ: НОВОСТИ КАДРОВИКУ: СТАТЬИ Подписывайтесь на наш канал в Telegram Мы расскажем о последних новостях и публикациях. Читайте нас, где угодно. Будьте всегда в курсе главного! Подписывайтесь на наш канал в Яндекс Дзен Узнавайте важные новости вовремя!

Подписывайтесь на наш канал в Яндекс Дзен Узнавайте важные новости вовремя! Сделано в Санкт-Петербурге © 1997 — 2020 PPT.RU Полное или частичное копирование материалов запрещено, при согласованном копировании ссылка на ресурс обязательна Ваши персональные данные обрабатываются на сайте в целях его функционирования . Если вы не согласны, пожалуйста, покиньте сайт.

Ошибка на сайте Удаление аватара Вы уверены, что хотите удалить используемое изображение и заменить его аватаром по умолчанию?

Выход Вы уверены, что хотите выйти?

Хранение копии паспорта

Ксерокопия паспорта может содержать биометрические персональные данные, т.е. данные об особенностях физиологических и биологических особенностях человека.

Например, на копии можно увидеть особенности строения овала лица, формы глаз, носа и т.д. В соответствии со ст. 11 Закона «О персональных данных» биометрические персональные данные обрабатываются только с согласия работника. В согласии нужно прописать цели, которые бы не нарушали принципы обработки персональных данных, не допускали излишней их обработки и были бы конкретными и законными.

Хранение документов – при получении согласия?

Роструд отмечает, что порядок ведения личного дела работника нормами действующего законодательства не установлен.

Однако, если работодатель собирается хранить копии документов работника в его личном деле, то делать это можно лишь при получении согласия от работника на хранение и обработку персональных данных.

К слову, персональными данными считается любая информация, которая прямо или косвенно относится к определенному или определяемому физическому лицу (). Роструд напоминает, что обработка персональных данных работника может производиться исключительно в следующих целях ():

  1. обеспечение соблюдения законов и иных нормативных правовых актов;
  2. обеспечение сохранности имущества.
  3. контроль количества и качества выполняемой работы;
  4. содействие работникам в трудоустройстве, получении образования и продвижении по службе;
  5. обеспечение личной безопасности работников;

Форму согласия на обработку персональных данных сотрудника мы приводили в нашей .

Читайте также

Рейтинг публикации: (5,00) ( 18) Все, кто изучал астрономию в 6 (?) – точно не вспомню уже, в каком именно /прим.

Автора/ классе, считают ближайшим спутником земли красавицу Луну.

4 131 вчера в 23:12 Рейтинг публикации: (0,00) ( 1) Президент Владимир Путин допускает, что общероссийское голосование по поправке в Конституцию может быть перенесено на более поздний срок.

2 153 вчера в 22:00 Рейтинг публикации: (5,00) ( 5) Рестораторы в Петербурге не торопятся следовать совету, опасаясь потерять и без того редких клиентов. 3 124 вчера в 21:40 Рейтинг публикации: (0,00) ( 0) Всероссийское голосование по поправкам в Конституцию пройдет 22 апреля.

Соответствующий указ подписал президент России Владимир Путин. 1 80 вчера в 21:00 Рейтинг публикации: (0,00) ( 1) Россиян предупреждают о новой атаке злоумышленников, которые с помощью паники на фоне пандемии воруют персональные данные, которые могут помочь открыть доступ к банковским счетам. 0 109 вчера в 20:36 Рейтинг публикации: (0,00) ( 0) Комитет по благоустройству 17 марта сообщил о повторном общественном обсуждении доработанного проекта территориальной схемы обращения с отходами.

0 65 вчера в 19:20 Рейтинг публикации: (0,00) ( 1) Петербургские ретейлеры и участники рынка общественного питания получили от Минпромторга рекомендации по борьбе с распространением коронавирусной инфекции.

0 86 вчера в 19:20 Рейтинг публикации: (0,00) ( 2) Роскомнадзор предупредил россиян о том, что из-за пандемии коронавируса увеличилось количество случаев мошенничества в сети.

0 338 вчера в 18:15 Рейтинг публикации: (0,00) ( 1) Все федеральные учреждения культуры в России закроют для посетителей из-за коронавируса. Соответствующий приказ появился на сайте Министерства культуры.

0 184 вчера в 18:00 Рейтинг публикации: (5,00) ( 63) Очень часто за одинаковый труд нам платят разную зарплату.

Это связано с тем, что работодатель устанавливает разные оклады, вводит «вилку» окладов в штатное расписание или в индивидуальном порядке прописывает в трудовых договорах оклад каждому работнику.

14 338 вчера в 16:41 Рейтинг публикации: (4,60) ( 30) Называется – дожили. Сбербанк по всей стране будет нанимать на работу заключенных в рамках нового совместного проекта, разработанного вместе с ФСИН – Федеральной Службой Исполнения Наказаний. 33 575 вчера в 15:39 Рейтинг публикации: (0,00) ( 0) Высшая школа экономики (ВШЭ) подготовила проект стратегии развития IT-отрасли в России на 16 лет вперед, до 2036 года.

0 91 вчера в 15:30 Рейтинг публикации: (0,00) ( 3) Готовлю документы для подачи в суд в электронном виде. Смотрю квитанцию об отправке претензии и глазам не верю.

3 144 вчера в 14:42 Рейтинг публикации: (0,00) ( 0) Проверять на коронавирус всех, кто приехал в Россию из-за рубежа и ограничить массовые мероприятия по всей стране распорядилась главный государственный санитарный врач Анна Попова. 0 81 вчера в 14:20 Рейтинг публикации: (4,79) ( 34) Тут некоторые СМИ поспешили с информацией, что том, сам Президент готовит обращение к нации.

По поводу дня голосования и короновируса. 23 262 вчера в 13:57 Подписаться на уведомления Мобильноеприложение Мы в соц.

сетях

© 2000-2020 Юридическая социальная сеть 9111.ru *Ответ на вопрос за 5 минут гарантируется авторам VIP-вопросов.

Москва Комсомольский пр., д. 7 Санкт-Петербург наб.

р. Фонтанки, д. 59 Екатеринбург: Нижний Новгород: Ростов-на-Дону: Казань: Челябинск: закрыть

Какие документы нельзя хранить в личном деле работника 2020

В соответствии с разъяснениями Роструда, под запрет подпадают любые официальные бумаги, не связанные с трудовой деятельностью. Проще запомнить так: не храним даже копий того, что выдают госорганы:

  1. военные билеты.
  2. свидетельства о браке и рождении детей;
  3. карточки СНИЛС;
  4. страницы паспортов;
  5. свидетельства о присвоении ИНН;

Наличие их в личном деле — это нарушение конституционного права гражданина на неприкосновенность частной жизни.

Сбор такой информации без согласия человека запрещен. Кроме того, их хранение нарушает нормы Федерального закона № 152-ФЗ от 27.07.2006. За это предусмотрен административный штраф по части 1 статьи 13.11 КоАП РФ. И, как показывает судебная практика, даже согласие на обработку персональных данных в этом случае — не оправдание.

И, как показывает судебная практика, даже согласие на обработку персональных данных в этом случае — не оправдание.

Материалы по теме

Роструд объяснил, как хранить копии документов в личных делах

11.07.2018 10 992Темы: ,В связи с ужесточением законодательства о персональных данных многих кадровых специалистов интересует вопрос, можно ли хранить копии документов в личном деле работника.

Ответ на этот вопрос дал Роструд, разбирая обращения граждан и организаций.Условие, при котором хранить копии документов безопасно Специалисты Федеральной службы по труду и занятости обращают внимание, что порядок ведения личного дела на законодательном уровне не установлен. В связи с этим чиновники предлагают ориентироваться на нормативные акты, регламентирующие отношения в сфере неприкосновенности частной жизни, а также сбора и хранения персональной информации. В Роструде подчеркивают, что по Конституции запрещено собирать, хранить, использовать и распространять личные данные гражданина, только если он сам не дал согласие на обработку его личной информации.

Аналогичные нормы содержатся и в Федеральном законе от 27.07.2006 № 152 «О персональных данных».С учетом этого, если сотрудник дал согласие на хранение и обработку информации о себе, работодатель вправе хранить копии документов в деле работника, в частности, паспорта, СНИЛС, ИНН.В то же время чиновники уточняют, что в ст.

86 ТК РФ обозначены цели, для которых работодателям разрешено использовать персональные данные сотрудников. Ими пользуются для: обеспечения соблюдения законов и иных нормативных актов; содействия в трудоустройстве; предоставления образования и продвижения по службе; обеспечения личной безопасности работников; контроля количества и качества выполняемой работы и обеспечения сохранности имущества.Список целей, для которых работодатели могут использовать персональные данные сотрудников, закрытый, и никак иначе пользоваться копиями нельзя. Например, ксерокс паспорта поможет заполнить личную карточку работника, может, еще пару документов, но потом он больше не нужен.

Но во многих организациях хранят копии паспортов и иных документов по традиции, не представляя до конца, зачем они нужны. И даже после увольнения.Теперь за хранение персональных данных сотрудника «просто так» штрафуют, и работодатели начали волноваться: что делать?

Если в организации такие документы действительно нужны, оговорите это в ЛНА, получите согласие на хранение, а затем будьте готовы объяснить проверяющим, для чего они используются.Штрафы за несоблюдение закона Можно ли хранить копии документов в личных делах подчиненных, вроде, чиновники ответили.

Тем не менее, в судебной практике уже имеются случаи, когда наличие копий у работодателя судьи посчитали ненужным.

В частности, в Постановлении ФАС Северо-Кавказского округа от 11.03.2014 по делу № А53-10287/2013 заявлено, что для обработки персональных данных работников, принимаемых на работу, достаточно сверить сведения с оригиналами, и хранить копии паспортов не нужно.

Стоит вкладывать в дела работников копии их персональных документов или нет, решать вам.Напомним только, что за нарушение норм в области личных данных предусмотрено наказание по ст. 13.11 КоАП РФ. Так, за обработку личной информации в случаях, не прописанных законодательством, равно как и за обработку, несовместимую с установленными целями, должностных лиц могут оштрафовать на 5000-10 000 рублей, а организацию — на 30 000-50 000 рублей. В свете разъяснений Роструда работодателей, возможно, смогут штрафовать согласно п.

2 ст. 13.11 КоАП РФ. По ней, за обработку информации без письменного согласия субъекта персональных данных штраф для должностных лиц повышается до 10 000-20 000 рублей, а для компаний — до 15 000-75 000 рублей. Вам может быть интересно:

Выводы и рекомендации

Определите правомерность своих действий:

  1. Если вы собираете и храните в документах по кадровому учету копии документов работника, когда это не предусмотрено нормативными правовыми актами и согласием, то вы превышаете объем обрабатываемых персональных данных работника, установленный Конституцией РФ, ТК РФ и иными федеральными законами. Подобный вывод есть в судебной практике, в частности в Постановлениях Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 14.03.2014 № 15АП-22502/2013 по делу № А53-12557/2013, ФАС Северо-Кавказского округа от 21.04.2014 по делу № А53-13327/2013. Именно после появления этих дел и начались многочисленные вопросы относительно хранения копий документов работника.
  2. Если у вас есть конкретная цель, собирать и хранить копии правомерно. Помните, что хранение копий документов работника законно только в том случае, если работодатель определил конкретную цель их обработки (хранения), не допускающую излишней обработки персональных данных. Цель должна быть прописана в согласии на обработку персональных данных. При отсутствии такой цели и согласия хранение копий документов, даже если работодатель определит возможность, является нарушением законодательства о персональных данных.

Уничтожьте копии после того, как предоставили гарантии

Прекратите обработку информации и уничтожьте ее материальные носители, в том числе копии, если достигли цели, для которой получали сведения.

Например, работнику предоставили гарантии, предусмотренные локальным актом, или компания отменила этот акт (ч. 4 ст. 21 Закона № 152-ФЗ). Уничтожьте копии в течение 30 дней с даты, когда достигли цели обработки данных. Копии паспортов, свидетельств и т.

д. не относятся к документам по личному составу.

Поэтому сроки хранения, установленные законодательством об архивном деле, к ним не применяют (п. 3 ст. 3 Закона от 22 октября 2004 г.

№ 125-ФЗ). Установите порядок уничтожения материальных носителей персональных данных самостоятельно. Как правило, для этого создают комиссию или назначают ответственное лицо, о чем издают приказ в произвольной форме (образец ниже).

Исключите несанкционированный доступ к копиям личных документов сотрудников. Храните их в сейфах или шкафах, которые запираются на ключ.

Утвердите приказом перечень лиц, имеющих доступ к таким данным, и перечень мест хранения материальных носителей персональных данных (ч. 3 ст. 4 Закона № 152-ФЗ, п. 13 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 15 сентября 2008 г. № 687). Скачать и распечатать образец Зафиксируйте уничтожение персональных данных в специальном журнале или акте о прекращении обработки персональных данных (образец ниже).

Форму этих документов утверждает работодатель, унифицированных шаблонов нет (информация Роскомнадзора от 25 сентября 2015 г.). Скачать и распечатать образец Нормативная база Документ Поможет вам Пункт 2 ст. 86 ТК РФ, ч. 5 ст. 5 Закона № 152-ФЗ, постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 21 апреля 2014 г.

по делу № А53-13327/2013, от 11 марта 2014 г. по делу № А53-10287/2013 Понять, что нельзя хранить копии личных документов сотрудников без конкретной цели, на всякий случай Информация Роскомнадзора от 25 сентября 2015 г.

Узнать, как уничтожить персональные данные Статья 13.11 КоАП РФ Выяснить, какие наказания грозят работодателю за нарушения в работе с персональными данными Важные выводы

  • Получайте у работника копии паспорта и иных документов, только чтобы предоставить ему гарантии, предусмотренные законом или локальным актом.
  • Храните копии документов в отделе кадров, пока не достигли цели, для которой их снимали.
  • Документально фиксируйте уничтожение копий документов, содержащих персональные данные.

1 Часть 1 ст.

13.11 КоАП РФ.

Состав личного дела: что можно и что нельзя хранить

Законодательно состав личного дела в отделе кадров, а также перечень документов, которые может хранить организация, никак не урегулирован. Обычно компании хранят те документы, которые создают сами:

  1. обязательно трудовую книжку.
  2. анкету сотрудника;
  3. трудовой договор;
  4. приказы о приеме на работу и других событиях;

Но даже при приеме на работу работник приносит также другие документы: диплом, СНИЛС, справку о присвоении ИНН, паспорт, военный билет.

Можно ли сделать с этих документов копии и тоже хранить их в личном деле, чтобы они всегда были под рукой? Законодательство и Роструд однозначно говорят: «нет». Поэтому, если кадровик не хочет получить штраф, например, за хранение копии свидетельства о браке работника, такие бумаги необходимо исключить из состава личного дела и отдать сотрудникам.
Поэтому, если кадровик не хочет получить штраф, например, за хранение копии свидетельства о браке работника, такие бумаги необходимо исключить из состава личного дела и отдать сотрудникам.

Рекомендуем прочесть:  Сальдо на конец года по счету 90

В частности, нарушением требований Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ«О персональных данных» будет хранение любого документа, который непосредственно не относится к трудовой деятельности гражданина. Ведь по нормам : При определении объема и содержания обрабатываемых персональных данных работника работодатель должен руководствоваться , настоящим Кодексом и иными федеральными законами. А значит, лишнее может определить и проверяющий инспектор Роскомнадзор, на свой взгляд.

Ведь в статье 5 ФЗ о персональных данных прямо сказано, что персональные данные не должны быть избыточными по отношению к заявленным целям их обработки. Запрашивать требуемые в процессе сторонние документы (свидетельства о рождении детей, свидетельства о браке и т.д) можно, но вот хранить их копии — нет. При этом суды такую позицию поддерживают (Постановление Кировского судебного района города Астрахани от 24.05.2012 по делу № 5–244/2012, Постановление Арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 21.04.2014 по делу № А53-13327/2013 и др.).

Какие документы запрещается хранить в личном деле работника в 2020 году

Согласно заявлению сотрудников Роструда, в список запрещённых бумаг, которые нельзя подшивать в личное дело работника входят все документы и их копии, не связанные с трудовой деятельностью гражданина, как, например:

  • ;
  • свидетельства о рождении детей и о заключении брака.
  • ИНН;
  • военный билет;
  • паспорт и копии его страниц;

Таким образом, наличие всех перечисленных бумаг является прямым нарушением конституционных прав гражданина РФ на неприкосновенность личной/частной жизни. Сбор данной информации без разрешения человека – запрещён!

Кроме этого, хранение перечисленных бумаг нарушает нормы ФЗ №152, принятого 27.07.2006 года и влечёт за собой наказание, а именно – наложение административного штрафа по части 1 статьи 13.11 КоАП Российской Федерации. Важно: Cтоит отметить, что в этом случае от наказания работодателя не может спасти даже письменное согласие работника на сбор и обработку его персональных данных!

В последнем аналогичном случае, в котором участвовали юристы сайта «Юридическая скорая» работодатель был оштрафован на 50 000 российских рублей всего лишь за наличие в личном деле сотрудника копии паспорта. Доказать свою правоту в этом случае – практически невозможно.

Штрафы за несоблюдение закона

Можно ли хранить копии документов в личных делах подчиненных, вроде, чиновники ответили.

Тем не менее, в судебной практике уже имеются случаи, когда наличие копий у работодателя судьи посчитали ненужным.

В частности, в Постановлении ФАС Северо-Кавказского округа от 11.03.2014 по делу № А53-10287/2013 заявлено, что для обработки персональных данных работников, принимаемых на работу, достаточно сверить сведения с оригиналами, и хранить копии паспортов не нужно. Стоит вкладывать в дела работников копии их персональных документов или нет, решать вам. Напомним только, что за нарушение норм в области личных данных предусмотрено наказание по .

Так, за обработку личной информации в случаях, не прописанных законодательством, равно как и за обработку, несовместимую с установленными целями, должностных лиц могут оштрафовать на 5000–10 000 рублей, а организацию — на 30 000–50 000 рублей.

В свете разъяснений Роструда работодателей, возможно, смогут штрафовать согласно п. 2 . По ней, за обработку информации без письменного согласия субъекта персональных данных штраф для должностных лиц повышается до 10 000–20 000 рублей, а для компаний — до 15 000–75 000 рублей. Автор: Подпишитесь на новости Клуба кадровиков Раз в неделю мы будем отправлять самые важные статьи вам на электронную почту.

Вы в любой момент сможете отказаться от наших писем, если потеряете к ним интерес. Подписываясь на рассылку, вы соглашаетесь с и и даете согласие на использование файлов cookie и передачу своих персональных данных сайту clubtk.ru * Подписаться Ведение личных дел работников — это оформление и хранение документов для систематизации данных о трудовой деятельности.

Документирование информации на государственных служащих регламентируется федеральными законами и предусматривает обязательное выполнение. 13 Декабря 2020 в 12:36 Отзыв разрешения на обработку персональных данных – бумага, которая позволяет запретить организациям собирать, хранить, передавать и иным образом использовать личную информацию гражданина. Отзыв не имеет унифицированной формы, передается лично или по почте, и на него обязательно должна быть реакция оператора, обрабатывающего ваши личные данные.

27 Ноября 2020 в 07:57 Проверка на судимость — это процедура, которая обусловлена не только желанием работодателя проконтролировать сотрудника на наличие проблем с законом. Непогашенная или не снятая судимость запрещает трудоустройство на некоторые должности, а значит, без проверки не обойтись. 07 Ноября 2020 в 15:18 Страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования (СНИЛС) — это документ, подтверждающий наличие у гражданина номера лицевого пенсионного счета.

Регистрация в системе означает, что человек может отчислять страховые взносы и рассчитывать на пенсию по старости. Но больше зеленую карточку не выдают, и работодателям нужны уведомления о регистрации работника в системе на бумаге или в электронном варианте. 04 Ноября 2020 в 16:24 Получить СНИЛС — номер персонального счета, который обязан иметь каждый гражданин, желающий официально работать или оказывать услуги, — возможно в Пенсионном фонде и некоторых многофункциональных центрах.

17 Октября 2020 в 15:40 14 Октября 2020 12 Сентября 2020 15 Мая 2020 02 Апреля 2020 05 Марта 2020 ИЗБРАННОЕ Эта функция доступна только зарегистрированным пользователям НЕТ, СПАСИБО

Роскомнадзор думает по-другому

В противовес позиции Роструда Роскомнадзор полагает, что даже при получении согласия на обработку персональных данных хранение, к примеру, копий паспорта, свидетельства о браке, свидетельства о рождении ребенка или военного билета, не является законным. И суды иногда поддерживают такую точку зрения (, ).

Хранение копий документов в личном деле, если оно рассматривается как нарушение законодательства РФ в области персональных данных, грозит штрафом ():

  1. на должностных лиц – от 5 000 до 10 000 рублей;
  2. на организации – от 30 000 до 50 000 рублей.

С учетом противоречивости позиций можно отметить, что во избежание возможных претензий к работодателю не рекомендуется хранить копии документов работника в его личном деле.

Также читайте:

Форум для бухгалтера: Поделиться:

Подписывайтесь на наш канал в

Как указать в копии трудовой книжки место хранения подлинника

По этому поводу в Роструде напомнили, что по , за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче ТК и вкладышей в них отвечают работодатели. Организациям разрешено хранить их в специальных лотках, ящиках, в сейфах. В то же время документы национальной системы стандартизации, коим является и новый ГОСТ, применяются на добровольной основе, если иное не установлено законодательством РФ (ч.

1 ст. 26 Федерального закона от 29.06.2015 № 162-ФЗ «О стандартизации в Российской Федерации»). Таким образом, если ТК хранятся не в номенклатурном деле, а в сейфе, то при оформлении копий достаточно указать только место хранения оригинала, без указания номера дела и года.

Но так, чтобы получатель копии был проинформирован о месте хранения оригинала документа. Т. е. избежать приписки о месте хранения подлинников трудовых книжек не получится.

Вот пример заверения копии трудовой книжки по новому ГОСТу. При подготовке примеров использовались записи из официального разъяснения инспекторов в двух случаях, когда оригиналы хранятся в номенклатурном деле и когда в ином месте, например, в сейфе: Пример 1: Верно Подлинник документа находится в ООО «Организация» в деле № 01 за 2020 год Инспектор по кадрам /подпись/ И.И. Иванова 02.07.2018 Пример 2: Верно Подлинник документа находится в сейфе отдела кадров ООО «Организация», ин.

№ 12345 Инспектор по кадрам /подпись/ И.И.

Иванова 02.07.2018 Автор: Подпишитесь на новости Клуба кадровиков Раз в неделю мы будем отправлять самые важные статьи вам на электронную почту.

Вы в любой момент сможете отказаться от наших писем, если потеряете к ним интерес.

Подписываясь на рассылку, вы соглашаетесь с и и даете согласие на использование файлов cookie и передачу своих персональных данных сайту clubtk.ru * Подписаться Внесение записей в трудовую книжку о работе по совместительству осуществляет только работодатель по основному месту работы. На работников, которые трудятся на условиях внешнего совместительства, по требованиям законодательства, работодатель не имеет право вести трудовые книжки. 28 Января 2020 в 11:47 Электронные трудовые книжки в России заработают с 2020 года.

Нормативные акты подписаны, в ближайшее время традиционные бумажные документы учета рабочего стажа отдадут работникам, а сведения из них передадут в ПФР. Чтобы переход на новые правила был безболезненным, реформа пройдет в несколько этапов.

24 Января 2020 в 17:50 Отмена трудовых книжек в России начнется поэтапно уже с 2020 года.

Этот вопрос давно обсуждался на всех уровнях. Попытки уйти от бумажного документооборота совершались не раз, и не находили должного отклика у работодателей и работников.

Но законодатели приняли решение, закон о переводе в электронный формат подписан, организации перестанут оформлять привычные бланки, а сведения о стаже подчиненных начнут передавать непосредственно в ПФР. 24 Декабря 2020 в 15:16 Что делать при потере трудовой книжки, если утрата произошла в период официального трудоустройства, ясно — обратиться к работодателю за дубликатом. Если гражданин официально не трудоустроен, необходимо:

  • При необходимости обратиться в суд с заявлением о восстановлении данных.
  • Запросить данные о прежних местах работы у предыдущих работодателей, в государственном Архиве или в Пенсионном фонде РФ.
  • Обратиться к последнему работодателю за новой трудовой.

16 Декабря 2020 в 14:48 Как сделать запись в трудовой книжке о недействительной записи, зависит от того, в какой части документа возникла необходимость в исправлении и на каком этапе его ведения: на титульном листе ошибочные сведения зачеркиваются, при исправлении данных о работе информация об их ложности указывается отдельной строкой.

Существуют и другие нюансы. 13 Декабря 2020 в 09:26 11 Марта 2020 08 Октября 2020 01 Октября 2020 01 Октября 2020 30 Сентября 2020 ИЗБРАННОЕ Эта функция доступна только зарегистрированным пользователям НЕТ, СПАСИБО

Опись

Дорогие читатели, если вы увидели ошибку или опечатку, помогите нам ее исправить!

Для этого выделите ошибку и нажмите одновременно клавиши «Ctrl» и «Enter». Мы узнаем о неточности и исправим её.

КАДРОВИКУ: СТАТЬИ БУХГАЛТЕРУ: СТАТЬИ Подписывайтесь на наш канал в Telegram Мы расскажем о последних новостях и публикациях. Читайте нас, где угодно. Будьте всегда в курсе главного! Подписывайтесь на наш канал в Яндекс Дзен Узнавайте важные новости вовремя!

Сделано в Санкт-Петербурге © 1997 — 2020 PPT.RU Полное или частичное копирование материалов запрещено, при согласованном копировании ссылка на ресурс обязательна Ваши персональные данные обрабатываются на сайте в целях его функционирования . Если вы не согласны, пожалуйста, покиньте сайт. Ошибка на сайте Удаление аватара Вы уверены, что хотите удалить используемое изображение и заменить его аватаром по умолчанию?

Последние новости по теме статьи

Важно знать!
  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов.
  • Знание базовых основ желательно, но не гарантирует решение именно вашей проблемы.

Поэтому, для вас работают бесплатные эксперты-консультанты!

Расскажите о вашей проблеме, и мы поможем ее решить! Задайте вопрос прямо сейчас!

  • Анонимно
  • Профессионально

Задайте вопрос нашему юристу!

Расскажите о вашей проблеме и мы поможем ее решить!

+