Бесплатная горячая линия

8 800 700-88-16
Главная - Трудовое право - Удержание из зарплаты остатка по авансовому отчету

Удержание из зарплаты остатка по авансовому отчету

Удержание из зарплаты остатка по авансовому отчету

Популярное


Экономика и бизнес Пенсионеры Отпуск Экономика и бизнес Статистическая отчетность НДФЛ Налоги и взносы | 12:50 19 марта 2020 Бухгалтерская отчетность Увольнение Страховые взносы ПФР Кадровое делопроизводство Бухгалтерская отчетность Бухгалтерская отчетность УСН Бухгалтерская отчетность Современный предприниматель Налоги и учет для малого бизнеса © 2006 — 2018 Все права защищены. При полном и частичном использовании материалов, активная ссылка на spmag.ru обязательна, при условии соблюдения .

Как взыскать средства с заработка работника?

Работодатель устанавливает для своего персонала срок, на который выдаются подотчетные суммы.

В течение 3 дней после его окончания работники должны представить в бухгалтерию авансовый отчет, подтверждающий фактическое расходование средств по назначению.

Если сотрудник в это время находился на больничном листе, в отпуске или командировке, авансовый отчет и возврат оставшихся средств он вправе осуществить по выходу на место труда. Если у сотрудника остались неизрасходованные деньги, он просто вносит их в кассу предприятия. Однако не всегда все получается так гладко.

Однако не всегда все получается так гладко. Иногда работник просто не в состоянии совершить возврат. Тогда на основании согласия сотрудника и изданного приказа об удержании, бухгалтер может удержать подотчетную сумму с заработной платы в размере, не превышающем 20% от зарплаты за месяц.

Данное ограничение устанавливает . Указанный предельный размер удержания рассчитывается от дохода за минусом НДФЛ.

Разберем, как это выглядит на конкретном примере.

Нюансы налогового учета

Факт выдачи денежных ресурсов наемному работнику в подотчет не является основанием для возникновения в учете расходной операции. Возвращаемые сотрудником остатки неиспользованных средств не могу быть отнесены к доходам предприятия. Величина подотчетных сумм не учитывается в расчете , ее надо показывать в составе дебиторской задолженности.

Долги, признанные безнадежными, списываются в налоговом учете на расходы внереализационного типа. Для перевода задолженности в разряд безнадежной необходимо документально обосновать факт окончания срока исковой давности.

При применении (с любым видом объекта налогообложения) или списанные безнадежные дебиторские задолженности не могут уменьшать налоговую базу.

Бухучет

В день, когда сотрудник должен был отчитаться или вернуть полученные под отчет деньги, в бухучете сделайте запись:Дебет 94 Кредит 71– отражена сумма, выданная под отчет сотруднику и не возвращенная в срок.Удерживая деньги из дохода сотрудника, сделайте проводку:Дебет 70 Кредит 94– удержана из зарплаты сотрудника невозвращенная подотчетная сумма.Такой вывод следует из Инструкции к плану счетов (счета 70, 71, 94).Пример отражения в бухучете удержания подотчетных сумм, не возвращенных в установленный срок Менеджеру ООО «Альфа» А.С.

Кондратьеву было выдано 3000 руб. на покупку канцтоваров. Он приобрел канцтовары на 2000 руб. и сдал их на склад. К авансовому отчету Кондратьев приложил все необходимые подтверждающие документы (товарный чек, кассовый чек и т.

д.). Остаток неизрасходованной подотчетной суммы – 1000 руб. (3000 руб. – 2000 руб.) – Кондратьев в срок не вернул. Эта сумма удерживается из его зарплаты по приказу руководителя организации и с письменного согласия Кондратьева.Зарплата Кондратьева – 15 000 руб.

Детей у Кондратьева нет, поэтому соответствующие стандартные налоговые вычеты по НДФЛ ему не предоставляются.Максимальная сумма, которую можно удержать из его месячной зарплаты, составляет: (15 000 руб. – 15 000 руб. × 13%) × 20% = 2610 руб.Поскольку сумма удержаний меньше этой величины (1000 руб.

< 2610 руб.), весь невозвращенный остаток подотчетной суммы взыскивается>Бухгалтер «Альфы» сделал в учете записи:Дебет 94 Кредит 71 – 1000 руб. – отражена подотчетная сумма, не возвращенная в срок;Дебет 44 Кредит 70 – 15 000 руб. – начислена зарплата Кондратьеву;Дебет 70 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ» – 1950 руб.

(15 000 руб. × 13%) – удержан НДФЛ с зарплаты Кондратьева;Дебет 70 Кредит 94 – 1000 руб.

– удержана не возвращенная в срок подотчетная сумма;Дебет 70 Кредит 50 – 12 050 руб. (15 000 руб. – 1950 руб. – 1000 руб.) – выплачена зарплата Кондратьеву.Ситуация: как учесть при налогообложении не возвращенные в срок подотчетные суммы?Поскольку при выдаче сотруднику денег под отчет организация не несет расходов, а при возврате подотчетных сумм не получает доходов, такие суммы при расчете налогов не учитываются.Это касается как организаций, которые применяют общую систему налогообложения (п.

14 ст. 270, п. 3 ст. 273 НК РФ), так и тех, кто платит единый налог при упрощенке или ЕНВД (п. 2 ст. 346.17, п. 1 ст. 346.29 НК РФ). Выданные под отчет суммы являются дебиторской задолженностью сотрудника до того момента, пока он не представит авансовый отчет, приложив к нему документы, подтверждающие произведенные расходы, и не внесет остаток неиспользованной суммы в кассу.

Это следует из указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г.

№ 55.Если сотрудник не вернул в срок неизрасходованные подотчетные суммы, то бухгалтер организации может удержать сумму задолженности из зарплаты сотрудника (ст.

137 ТК РФ).Однако поскольку денежные средства, выданные под отчет сотруднику, не являются расходом, то и при несвоевременном погашении дебиторской задолженности дохода у организации не возникает. Это справедливо для всех организаций независимо от применяемой системы налогообложения. Такой вывод можно сделать из положений, статей 41, 346.29 Налогового кодекса РФ.Пример отражения в бухучете и при налогообложении удержания подотчетных сумм, не возвращенных в срокВ марте менеджеру ООО «Альфа» А.С.

Такой вывод можно сделать из положений, статей 41, 346.29 Налогового кодекса РФ.Пример отражения в бухучете и при налогообложении удержания подотчетных сумм, не возвращенных в срокВ марте менеджеру ООО «Альфа» А.С. Кондратьеву было выдано 3000 руб. на покупку канцтоваров. Он приобрел канцтовары на сумму 2000 руб.

и сдал их на склад. К авансовому отчету Кондратьев приложил все необходимые подтверждающие документы (товарный чек, кассовый чек и т. д.).Остаток неизрасходованных подотчетных сумм – 1000 руб.

(3000 руб. – 2000 руб.) – Кондратьев в срок не вернул. Эта сумма удерживается из его зарплаты за апрель по приказу руководителя организации и с письменного согласия Кондратьева, полученного в марте.Зарплата Кондратьева – 15 000 руб.

Детей у Кондратьева нет, поэтому соответствующие стандартные налоговые вычеты по НДФЛ ему не предоставляются.Максимальная сумма, которую можно удержать из его месячной зарплаты, составляет: (15 000 руб. – 15 000 руб. × 13%) × 20% = 2610 руб.Поскольку сумма удержаний меньше этой величины, весь невозвращенный остаток подотчетной суммы взыскивается сразу.Бухгалтер «Альфы» сделал в учете следующие записи.В марте:Дебет 94 Кредит 71 – 1000 руб.

– отражена подотчетная сумма, не возвращенная в срок.При расчете налога на прибыль за март бухгалтер «Альфы» не учел в составе расходов сумму непогашенной дебиторской задолженности по подотчету.В апреле:Дебет 44 Кредит 70 – 15 000 руб. – начислена зарплата Кондратьеву за апрель;Дебет 70 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ» – 1950 руб. (15 000 руб. × 13%) – удержан НДФЛ с зарплаты Кондратьева;Дебет 70 Кредит 94 – 1000 руб.

– удержана не возвращенная в срок подотчетная сумма;Дебет 70 Кредит 50 – 12 050 руб.

(15 000 руб. – 1950 руб. – 1000 руб.) – выплачена зарплата Кондратьеву.При расчете налога на прибыль за апрель бухгалтер «Альфы» не учел в составе доходов несвоевременно возвращенную подотчетную сумму.Пример отражения в бухучете и при налогообложении удержания подотчетных сумм, не возвращенных в срок. Организация применяет упрощенкуООО «Альфа» применяет упрощенку (объект «доходы за вычетом расходов»).Менеджеру ООО «Альфа» А.С.

Кондратьеву было выдано 3000 руб.

на покупку канцтоваров. Он приобрел канцтовары на 2000 руб. и сдал их на склад. К авансовому отчету Кондратьев приложил все необходимые подтверждающие документы (накладную, кассовый чек и т.

д.).Остаток неизрасходованной подотчетной суммы – 1000 руб. (3000 руб. – 2000 руб.) – Кондратьев в срок не вернул.

Эта сумма удерживается из его зарплаты по приказу руководителя организации и с письменного согласия Кондратьева.Зарплата Кондратьева – 15 000 руб. Детей у Кондратьева нет, поэтому соответствующие стандартные налоговые вычеты по НДФЛ ему не предоставляются.Максимальная сумма, которую можно удержать из его месячной зарплаты, составляет: (15 000 руб. – 15 000 руб. × 13%) × 20% = 2610 руб.Поскольку сумма удержаний меньше этой величины (1000 руб.

< 2610 руб.), весь невозвращенный остаток подотчетной суммы взыскивается>При расчете единого налога бухгалтер «Альфы» не учел в составе:

  1. расходов – сумму, выданную под отчет сотруднику;
  2. доходов – сумму несвоевременно погашенной дебиторской задолженности.

Пример отражения в бухучете и при налогообложении удержания подотчетных сумм, не возвращенных в срок. Организация применяет ЕНВДООО «Альфа» – плательщик ЕНВД.

Менеджеру организации А.С. Кондратьеву было выдано 3000 руб. на покупку канцтоваров. Он приобрел канцтовары на 2000 руб.

и сдал их на склад. К авансовому отчету Кондратьев приложил все необходимые подтверждающие документы (накладную, кассовый чек и т. д.).Остаток неизрасходованной подотчетной суммы – 1000 руб. (3000 руб. – 2000 руб.) – Кондратьев в срок не вернул.

Эта сумма удерживается из его зарплаты по приказу руководителя организации и с письменного согласия Кондратьева.Зарплата Кондратьева – 15 000 руб. Детей у Кондратьева нет, поэтому соответствующие стандартные налоговые вычеты по НДФЛ ему не предоставляются.Максимальная сумма, которую можно удержать из месячной зарплаты сотрудника, составляет: (15 000 руб. – 15 000 руб. × 13%) × 20% = 2610 руб.Поскольку сумма удержаний меньше этой величины (1000 руб.

< 2610 руб.), весь невозвращенный остаток подотчетной суммы взыскивается>Бухгалтер «Альфы» сделал в учете записи:Дебет 94 Кредит 71 – 1000 руб.

– отражена подотчетная сумма, не возвращенная в срок;Дебет 44 Кредит 70 – 15 000 руб.

– начислена зарплата Кондратьеву;Дебет 70 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ» – 1950 руб.

(15 000 руб. × 13%) – удержан НДФЛ с зарплаты Кондратьева;Дебет 70 Кредит 94 – 1000 руб. – удержана не возвращенная в срок подотчетная сумма;Дебет 70 Кредит 50 – 12 050 руб.

(15 000 руб. – 1950 руб. – 1000 руб.) – выплачена зарплата Кондратьеву.Сумма выплаченной зарплаты, удержания и задолженность сотрудника по подотчетным суммам на расчет ЕНВД не влияют.Ситуация: как определить дату, когда организация может списать в связи с истечением срока исковой давности подотчетные суммы, которые числятся за уволившимся сотрудником?Чтобы определить день, когда можно списать неистребованные подотчетные суммы, воспользуйтесь следующей методикой.1.

Установите дату, с которой начинается срок исковой давности.Отсчет срока исковой давности нужно вести со дня, следующего за датой, когда сотрудник должен был вернуть долг (ст.

191 ГК РФ). Например, если сотрудник должен был вернуть подотчетную сумму 5 октября, срок исковой давности отсчитывайте с 6 октября. Ведь задолженность сотрудника по подотчетным суммам относится к обязательствам с определенным сроком исполнения. Погасить задолженность сотрудник должен не позднее трех рабочих дней после того, как закончился срок, на который ему были выданы деньги (при направлении сотрудника в командировку – не позднее трех рабочих дней после дня его возвращения) (п.

Погасить задолженность сотрудник должен не позднее трех рабочих дней после того, как закончился срок, на который ему были выданы деньги (при направлении сотрудника в командировку – не позднее трех рабочих дней после дня его возвращения) (п.

6.3 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У, п. 26 положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749). Следовательно, срок исковой давности по подотчетным суммам, которые сотрудник не вернул и по которым не отчитался, начинайте отсчитывать по окончании срока, на который были выданы деньги (п.

2 ст. 200 ГК РФ).2. Отсчитайте три года с даты начала срока исковой давности.По обязательству в виде невозвращенных подотчетных сумм срок исковой давности составляет три года (ст. 196 ГК РФ). Специального срока исковой давности для данного случая законодательство не устанавливает (п. 1 ст. 197 ГК РФ). Поэтому срок исковой давности закончится в тот день, когда он начинался, только тремя годами позже (абз.

1 п. 1 ст. 192 ГК РФ). При этом учитывайте обстоятельства, которые могут послужить причиной для прерывания срока исковой давности.

После перерыва срок исковой давности начинает отсчитываться заново (ст. 203 ГК РФ).Таким образом, по истечении срока исковой давности задолженность по подотчетной сумме может быть признана безнадежной к взысканию и списана в бухучете (п. 14.3 ПБУ 10/99) и при расчете налога на прибыль (подп.

2 п. 2 ст. 265 НК РФ, письма Минфина России от 8 августа 2012 г. № 03-03-07/37, от 15 сентября 2010 г.

№ 03-03-06/1/589). Вопрос — ответ

Взыскание задолженности по подотчету в судебном порядке и прощение долга

Если прошел отведенный месячный срок либо если работник не согласен с взысканием из заработной платы, организация может взыскать задолженность через суд. Сделать это необходимо в течение обычного срока исковой давности, регламентированного статьей 196 ГК РФ. Обратиться в суд компания может в течение трех лет с даты, когда работник должен был вернуть подотчетные деньги.

Если работодатель примет решение не взыскивать долг с работника, то невозвращенные средства станут доходом работника. В этом случае организация должна исполнить обязанность налогового агента согласно главе 23 НК РФ и удержать у сотрудника НДФЛ с невозвращенного подотчета либо сообщить в налоговую о невозможности удержания (Письмо Минфина от 24.09.09 № 03-03-06/1/610).

Правила составления приказа

Работодатель обязан издать приказ об удержании из зарплаты в течение месяца после того, как ему стало известно о наличии задолженности у сотрудника.

Если указанные сроки были упущены, то за взысканием суммы долга придется обращаться в суд либо сотрудник должен будет предварительно написать заявление на удержание. Сотрудник составляет заявление на удержание подотчетных сумм в произвольном формате.В приказе следует прописать следующие сведения:

  • Дата издания приказа и место (город).
  • Наименование компании-работодателя.
  • Перечень приложений (это может быть уведомление об удержании, либо письменное заявление работника).
  • ФИО подотчетного лица и его должность.
  • Сумма денежных средств, которая подлежит удержанию.
  • Наименование документа.
  • Обстоятельства выдачи подотчетной суммы: когда она была выдана и на какие цели (например, в связи с командировкой).

В приказе руководитель компании может назначить ответственное лицо за удержание денежных сумм из заработной платы. Обычно это сотрудник бухгалтерии, который ответственен за начисление зарплаты.Образец приказа на удержание из зарплаты подотчетных сумм можно скачать .

Работодатель вправе утвердить собственный типовой формат приказа об удержании денежных средств из зарплаты работника.

Особенно это актуально в случае, когда удержания производятся достаточно часто.Удержание производится в ближайший день выдачи зарплаты. Его допускается произвести как из авансового платежа, так и окончательного расчета.

Стоит учитывать, что даже при наличии правильно оформленного приказа на удержание и полученного согласия работника работодателю не всегда удается единовременно удержать невозвращенную ему подотчетную сумму.

Связано это с тем, что положения трудового законодательства ограничивают удержаний из доходов работника.

Как удержать подотчетные суммы у работника?


Когда работодатель решает удержать невозвращенные подотчетные суммы у работника, он издает соответствующий приказ.

Но нужно иметь в виду, что на издание такого приказа у работодателя есть только месяц со дня окончания срока на возврат подотчетной суммы. Если этот срок будет пропущен, за взысканием долга придется обращаться в суд. Также нужно учитывать, что сам работник должен быть согласен с удерживаемой суммой.
Также нужно учитывать, что сам работник должен быть согласен с удерживаемой суммой.

В противном случае дорога по взысканию долга вновь будет лежать исключительно через суд (, ). Даже если есть приказ на удержание и согласие работника, не всегда удастся удержать невозвращенную подотчетную сумму единовременно.

Ведь ТК РФ ограничивает размер удержаний из доходов работника. Удерживаемый долг подотчетника при конкретной выплате не может превышать 20% зарплаты после вычета из нее НДФЛ (, ). Поэтому если долг подотчетника превышает указанные 20%, удержание придется «растянуть» на несколько месяцев.

Как было указано выше, согласие работника на удержание подотчетных сумм должно быть обязательно. Выражаться это может в виде подписи работника в приказе на удержание, где будет указано, что работник не оспаривает основание и размер удержания. А можно предварительно получить заявление работника на удержание.

Соответственно, уже на основании такого заявления издается приказ.

Повторно согласовывать с работником удержание уже не придется.

И даже если срок на удержание пропущен, работник может написать заявление о том, чтобы подотчетные суммы были с него удержаны.

Учет в 1С

Шаг 1.

Отразите в учете удержание подотчетной суммы документом Операция, введенная вручную в разделе Операции — Бухгалтерский учет — Операции, введенные вручную — кнопка Создать — Операция. В документе укажите:

  1. Дебет — «Расчеты с персоналом по оплате труда»;
    • Субконто 1 — работник, не возвративший подотчетную сумму, выбирается из справочника Физические лица;
  2. Сумма — неизрасходованный остаток подотчетных средств, в нашем примере 1 000 руб.
  3. от — дата удержания подотчетной суммы;
  4. Субконто 1 — работник, не возвративший подотчетную сумму, выбирается из справочника Физические лица;
  5. Кредит — 71.01 «Расчеты с подотчетными лицами»;
    • Субконто 1 — работник, не возвративший подотчетную сумму, выбирается из справочника Физические лица;
  6. Субконто 1 — работник, не возвративший подотчетную сумму, выбирается из справочника Физические лица;

Шаг 2. Отразите удержание подотчетной суммы в начислении зарплаты сотрудника документом Начисление зарплаты через раздел Зарплата и кадры —Зарплата — Все начисления — кнопка Создать — Начисление зарплаты.

Табличная часть документа заполняется автоматически по кнопке Заполнить.

Чтобы отразить сумму, вычитаемую из зарплаты сотрудника, в документе Начисление зарплаты создайте новое Удержание по кнопке Удержать — Новое удержание. В карточке Удержание укажите:

  1. Сумма — сумма удержания, в нашем примере 1 000 руб.
  2. Наименование — Удержание подотчетных сумм;

В табличной части документа Начисление зарплаты появится новая графа Удержано.

В поле Удержано автоматически заполнится сумма удержания.

1. Удержания для возмещения неотработанного аванса, выданного работнику в счет заработной платы.

В соответствии со статьей ТК РФ заработная плата выплачивается не реже чем каждые полмесяца в день, установленный правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным договором, трудовым договором не позднее 15 календарных дней со дня окончания периода, за который она начислена. На практике встречается два способа расчета зарплаты за первую половину месяца: в фиксированной сумме и исходя из фактически отработанного времени (см. «»). В любом случае может получиться так, что аванс, то есть зарплата за первую часть месяца, окажется больше, чем зарплата за весь месяц.

Тогда образуется долг работника перед работодателем. Этот долг организация вправе удержать при выплате зарплаты за следующие месяцы.

Пример 1. Сотруднику установлен оклад в размере 10 000 руб.

в месяц. Заявлений на стандартные вычеты работник не подавал.

В локальных нормативных актах компании закреплено, что аванс равен зарплате за фактически отработанное время в первой половине месяца.

Согласно производственному календарю, в ноябре 21 рабочий день: в первой половине месяца 10 рабочих дней, во второй половине месяца 11 рабочих дней.

Первую половину ноября сотрудник отработал полностью. Бухгалтер рассчитал, что его заработок за период с 1 по 15 ноября включительно равен 4 761,9 руб.

(10 000 руб.: 21 раб. дн. × 10 раб. дн.). Аванс за ноябрь составил 4 761,9 руб.

Начиная с 16 ноября и до конца месяца, сотрудник находился в отпуске без сохранения заработной платы. Его заработок за период с 16 по 30 ноября составил 0 руб.

По итогам ноября бухгалтер начислил и перевел в бюджет НДФЛ в сумме 619 руб.(4 761,9 руб. × 13%). Поскольку данная сумма не была удержана при выплате аванса, долг работника перед компанией составил 619 руб. Работодатель вправе удержать указанную сумму при выплате заработной платы за последующие периоды.

Рассматриваемый вид удержаний возникает также в случае отзыва работника из ежегодного оплачиваемого отпуска в порядке, установленном статьей ТК РФ.

При этом происходит переквалификация отпускных, приходящихся на неиспользованные дни отпуска, в полученную авансом заработную плату. При выплате заработной платы, начисленной за фактически отработанное по окончании отпуска время, производится удержание излишне полученных работником перед уходом в отпуск сумм.

Заметим, что при всей очевидности правомерности удержания в рассматриваемом случае (ведь работнику выплатили денежные средства за неотработанное им время) работодателю необходимо не только издать соответствующее распоряжение не позднее одного месяца со дня выплаты, но и получить письменное согласие работника на возмещение задолженности.

Последствия невозврата

Подотчетные средства, которые подчиненный не вернул своевременно, следует отражать как его задолженность перед компанией до истечения срока исковой давности в соответствии со . Они не являются доходом работника и не подлежат обложению НДФЛ.

НДФЛ следует исчислить и удержать в случаях:

  1. прощения работнику долга по невозвращенным суммам;
  2. истечения срока исковой давности по взысканию средств.

Но если подчиненный длительное время не возвращает неизрасходованные средства, не предоставляет документы, подтверждающие расходы, а компания не предпринимает никаких действий к взысканию долга сотрудника, то с большой долей вероятности проверяющие органы признают этот долг доходом работника и начислят НДФЛ (п.

8 ). Чтобы избежать претензий налоговиков, следует внимательно следить за правильностью ведения операций с работниками по выданным деньгам.

Допускается ли удержание подотчетных сумм из зарплаты?

Обязанность подотчетного лица отчитаться об истраченных денежных средствах в трехдневный срок.

Составляется авансовый отчет, где видно, в каком размере и на что потрачены деньги. В дополнение прикладываются документы, подтверждающие расходы. Часто полученные деньги не тратятся полностью.

В этом случае работодателю нужно вернуть разницу между полученной и истраченной суммой. Лучший вариант возврата неистраченных денег — это внести их сразу в кассу организации наличными. Если такой возможности нет, то право работодателя удержать остаток из заработной платы подотчетного лица.

Это нормальная практика, никаких нарушений ТК РФ здесь нет. содержит правила удержания денежных сумм из зарплаты сотрудника, в данной статье сказано, что работодатель вправе удерживать не возвращенный аванс с заработной платы персонала.

Важный момент — решение об удержании из заработной платы нужно принять в течение одного месяца с момента получения авансового отчета от работника при условии, что сам подотчетник не оспаривает сумму к возврату. Удержать можно не более 20% от зарплаты. Если этого не достаточно для возврата неизрасходованного аванса, то удержание производится в последующих месяцах в размере не более 20% от зарплаты к выплате до полного погашения задолженности.

Из зарплаты можно удержать не только подотчетные суммы, но и алименты, возмещение ущерба. Как оформить ?

Отражение «Подотчета» В бухгалтерском учете

В бухгалтерском учете для отражения расчетов с сотрудниками организации по подотчетным суммам предназначен специальный счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами», в соответствии с Планом счетов, утвержденным Приказом Минфина РФ от 31 октября 2000 года №94н.На данном счете собирается вся информация о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на хозяйственно-операционные и командировочные расходы.На выданные под отчет суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств.

На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов.Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, отражаются по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». В дальнейшем, эти суммы списываются со счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» (если они могут быть удержаны из оплаты труда работника) или 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» (когда они не могут быть удержаны из оплаты труда работника). Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой сумме, выданной под отчет.Пример.Рассмотрим при помощи каких проводок отражаются хозяйственные операции по выдаче и списанию подотчетных сумм в бухгалтерском учете.Выдавая работнику наличные деньги из кассы организации, например, на хозяйственные расходы, бухгалтер сделает в учете запись:Корреспонденция счетовСодержание операцииДебетКредит71 «Расчеты с подотчетными лицами»50 «Касса»Выданы в подотчет денежные средства.Не забудьте, что счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» является аналитическим счетом, следовательно, дебетуется данный счет по конкретной сумме.При утверждении авансового отчета по данной подотчетной сумме, производится списание израсходованных подотчетных сумм:Корреспонденция счетовСодержание операцииДебетКредит20 (23, 25, 26, 29, 10, 08)71 Списаны расходы подотчетного лицаВ том случае, если организация является плательщиком налога на добавленную стоимость, то суммы налога, уплаченного поставщикам товаров (работ, услуг) собираются на счете 19 «Налог на добавленную стоимость».

Если за приобретенное имущество (работы, услуги) расчет производится подотчетным лицом, то сумма НДС по таким расходам отражается проводкой:Корреспонденция счетовСодержание операцииДебетКредит19

«Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям»

71 «Расчеты с подотчетными лицами»Учтена сумма НДС по расходам подотчетного лицаЕсли подотчетное лицо не использовало всю сумму выданного аванса, то оно должно вернуть неиспользованный остаток в кассу. Данная операция отражается проводкой:Корреспонденция счетовСодержание операцииДебетКредит50 «Касса»71 «Расчеты с подотчетными лицами»Остаток неиспользованной суммы возращен в кассу организацииЕсли работник не израсходовал аванс и не вернул по истечении установленного срока денежные средства в кассу организации, то остаток невозвращенного аванса должен быть отнесен на счет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».Корреспонденция счетовСодержание операцииДебетКредит94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»71 «Расчеты с подотчетными лицами»Отражена сумма невозвращенного авансаВ дальнейшем сумма неизрасходованного аванса может быть удержана из заработной платы работника.

При этом в учете делается проводка:Корреспонденция счетовСодержание операцииДебетКредит70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»Удержана задолженность по подотчету из заработной платы работникаПри погашении работником суммы долга по подотчету можно также использовать счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям». Например, если подотчетное лицо внесло деньги в кассу после просрочки: Дебет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» Кредит 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»; Дебет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» Кредит 50 «Касса».Так как в последнее время достаточно широкое применение получают расчеты с применением пластиковых карт, то нередко подотчетные лица оплачивают командировочные или представительские расходы с помощью такого платежного средства.Для того, чтобы иметь возможность рассчитаться карточкой, организация должна предварительно зачислить денежные средства на специальный счет в банке.

При этом в учете делается запись:Корреспонденция счетовСодержание операцииДебетКредит55 «Специальные счета в банках»51 (52) «Расчетный счет» («Валютный счет»)Переведены денежные средства на специальный карточный счет71 «Расчеты с подотчетными лицами»55 «Специальные счета в банках»Учтена сумма средств на карточке (аванса), выданной работнику для оплаты командировочных (представительских) расходовВ вышеприведенном материале, были перечислены все основные требования, предъявляемые к подотчетным суммам и правила их списания.

Несмотря на то, что любая организация стремиться организовать свои расчеты с подотчетными лицами таким образом, чтобы подотчетное лицо вовремя отчитывалось по выданным суммам, закрепляя порядок отчетности и правила списания подотчетных сумм специальным приказом, нередко возникает ситуация, когда работник не своевременно предоставил отчет по подотчетным суммам, и не вернул в кассу неиспользованный остаток. Как поступить бухгалтеру в данном случае?В такой ситуации вопрос может быть решен двумя способами:· работодатель принимает решение об удержании суммы задолженности из заработной платы работника;· работодатель принимает решение не удерживать с работника сумму задолженности. Тогда данная сумма целиком учитывается в составе доходов физического лица.В зависимости от принимаемого варианта осуществляется и отражение данных операций в бухгалтерском учете.Рассмотрим каждый из вариантов в отдельности.Во-первых, необходимо отметить, что принять решение об удержании суммы невозвращенного аванса из заработной платы работника работодатель имеет право на основании статьи 137 ТК РФ**Удержания из заработной платы работника производятся только в случаях, предусмотренных настоящим Кодексом и иными федеральными законами.Удержания из заработной платы работника для погашения его задолженности работодателю могут производиться:для возмещения неотработанного аванса, выданного работнику в счет заработной платы;для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного в связи со служебной командировкой или переводом на другую работу в другую местность, а также в других случаях;для возврата сумм, излишне выплаченных работнику вследствие счетных ошибок, а также сумм, излишне выплаченных работнику, в случае признания органом по рассмотрению индивидуальных трудовых споров вины работника в невыполнении норм труда (часть третья статьи 155) или простое (часть третья статьи 157);*В соответствии с данной статьей для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного в связи со служебной командировкой или переводом на работу в другую местность, а также в иных случаях (в том числе при выдаче подотчетных средств на хозяйственные нужды) работодатель имеет право произвести удержания из зарплаты работника.

При этом решение об удержании принимается не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса, и при условии, если работник не оспаривает оснований и размеров удержания. В случае нарушения указанных сроков или при несогласии работника с удержанием вопрос, о порядке возмещения ущерба решается в суде.Пример.Работнику организации, ответственному за проведение официального приема в феврале 2004 года были выданы денежные средства в подотчет в сумме 15 000 рублей.После проведения официальных переговоров работник предоставил в бухгалтерскую службу организации авансовый отчет, к которому были приложены документы, подтверждающие представительские расходы, а именно:счет-фактура ресторана, в котором был организован заключительный обед на сумму 13 570 рублей с учетом НДС и документы об оплате данного счета;счет-фактура от транспортной организации, за услуги доставки участников переговоров к месту встречи на сумму 1062 рублей, в том числе НДС и платежные документы.Таким образом, принятые на основании авансового отчета представительские расходы составили 14 632 рубля.Так как подотчетное лицо получило аванс в сумме 15 000 рублей, а израсходовало только 14 632 рублей, у работника осталась неиспользованная сумма в размере 368 рублей. Данная сумма не была возвращена работником в кассу.Руководитель организации принял решение об удержании неизрасходованной суммы из заработной платы работника.

Работник согласен с решением руководителя.Обратите внимание!Удержания из заработной платы работника нужно производить с учетом требований статьи 138 ТК РФ, согласно которой общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20 процентов, а в случаях, предусмотренных федеральными законами, — 50 процентов заработной платы, причитающейся работнику.Пример.Предположим, что сумма начисленной заработной платы данному работнику с начала года составила:В январе 2004 года – 5 000 рублей;В феврале 2004г – 5 000 рублей;Данный работник имеет право на личный стандартный налоговый вычет в размере 400 рублей. Сначала бухгалтер организации определяет сумму налога на доходы физических лиц за февраль 2004 года.С начала года:НДФЛ = (5000 +5000 – 400 х 2 мес.) х 13% =1196 рублей.

Так как за январь 2004 года сумма удержанного налога с данного физического лица составила 598 рублей, следовательно, НДФЛ к удержанию за февраль составит 598 рублей.Учитывая, что общая сумма удержаний при каждой выплате заработной платы не должна превышать 20%, определяется максимальная сумма удержания (сверх удержанного налога на доходы физических лиц)(5 000 рублей – 598 рублей) х 20% = 880,40 рублей.Таким образом, при выплате заработной платы за февраль с работника будут удержаны:налог на доходы физических лиц — 598 рублей;сумма неизрасходованного и невозвращенного аванса, выданного на представительские расходы — 368 рублей.На руки работнику будут выданы 4034 рублей (5000 рублей — 598 рублей — 368 рублей).В бухгалтерском учете операции по удержанию с работника невозвращенной суммы будут отражены следующим образом:Корреспонденция счетовСумма, рублейСодержание операцииДебетКредит71 « Расчеты с подотчетными лицами»50 «Касса»15 000Выданы денежные средства на представительские расходы26 «Общехозяйственные расходы» субсчет «Представительские расходы»71 «Расчеты с подотчетными лицами»12 400Учтены представительские расходы19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям»71 «Расчеты с подотчетными лицами»2232Учтена сумма НДС по представительским расходам, оплаченным подотчетным лицом94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»71 «Расчеты с подотчетными лицами»368Невозвращенная сумма аванса отнесена на недостачи73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба»94 «Недостачи и потери от порчи ценностей368Отражена задолженность работника перед организацией26 «Общехозяйственные расходы»70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»5000Начислена заработная плата работнику за февраль 2004 года70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»Кредит 68 «Расчеты по налогам и сборам» субсчет «НДФЛ»598Удержан налог на доходы физических лиц за февраль 2004 года70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба»368Удержана не возвращенная сумма аванса70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»50 «Касса»4034Выдана работнику заработная плата за февраль 2004 годаВ данном примере сумма неизрасходованного и невозвращенного аванса (368 рублей) меньше максимально возможной суммы удержания (880,40 рублей), поэтому вся сумма удержана в одном месяце. В том случае если задолженность работника превышает максимально допустимую сумму удержания, то погашение производится частично.

Сначала погашается задолженность в сумме равной предельно допустимой, оставшаяся сумма удерживается при последующих выплатах заработной платы.Пример.Воспользуемся исходными данными вышерассмотренного примера. Однако в данном варианте руководитель организации принял решение не удерживать с подотчетного лица сумму задолженности в размере 368 рублей.В этом случае сумма невозвращенного аванса признается суммой дохода физического лица.

Согласно пункту 1 статьи 210 НК РФ**1. При определении налоговой базы учитываются все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной формах, или право на распоряжение которыми у него возникло, а также доходы в виде материальной выгоды, определяемой в соответствии со статьей 212 настоящего Кодекса.Если из дохода налогоплательщика по его распоряжению, по решению суда или иных органов производятся какие-либо удержания, такие удержания не уменьшают налоговую базу.*Исходя из этого, организация, принимая решение не удерживать с работника сумму невозвращенного аванса, обязана исчислить, удержать у физического лица и уплатить сумму налога.

Налогообложение производится по ставке 13%.Таким образом, с данной суммы необходимо произвести удержание налога на доходы физических лиц.Сумма дохода у физического лица с начала года составит:В январе 2004 года – 5 000 рублей;В феврале 2004 года – 5 000 рублей + 368 рублей;Определим сумму налога на доходы физических лиц.С начала года:НДФЛ = (5 000 рублей + 5 368 рублей — 400 х 2 мес.) х 13% = 1244 рублей.Так как за январь 2004 года сумма НДФЛ, удержанного с данного работника, составила 598 рублей, то к удержанию за февраль 2004 года следует 646 рублей.Следовательно, на руки работник получит сумму в размере 4354 рубля (5 000 рублей – 646 рублей).В бухгалтерском учете это отразится следующим образом:Корреспонденция счетовСумма, рублейСодержание операцииДебетКредит71 «Расчеты с подотчетными лицами»50 «Касса»15 000Выданы денежные средства на представительские расходы26 «Общехозяйственные расходы» субсчет «Представительские расходы»71 «Расчеты с подотчетными лицами»12 400Учтены представительские расходы19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям»71 «Расчеты с подотчетными лицами»2232Учтена сумма НДС по представительским расходам, оплаченных подотчетным лицом94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»71 «Расчеты с подотчетными лицами»368Невозвращенная сумма аванса отнесена на недостачи73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба»94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»368Отражена задолженность работника перед организацией91 «Прочие доходы и расходы» субсчет «Прочие расходы»73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба»368Списана задолженность работника по подотчету (на основании решения руководителя организации)26 «Общехозяйственные расходы»70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»5000Начислена заработная плата работнику за февраль 2004 года70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»68 «Расчеты по налогам и сборам» субсчет «НДФЛ»646Удержан налог на доходы физических лиц за февраль 2004 года70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»50 «Касса»4354Выдана работнику заработная плата за февраль 2004 годаИспользуя этот вариант, бухгалтер неизменно столкнется с вопросом нужно ли начислять сумму ЕСН и взносов на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний на сумму невозвращенного аванса, если данная сумма учитывается в составе доходов физического лица.В рассматриваемом примере сумма невозвращенного аванса отражается в бухгалтерском учете в составе внереализационных расходов:Дебет 91 «Прочие доходы и расходы» субсчет «Прочие расходы» Кредит 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба».Данные расходы не учитываются для целей налогообложения прибыли на основании пункта 49 статьи 270 Налогового кодекса РФ.Следовательно, на основании пункта 3 статьи 236 НК РФ стоимость невозвращенного аванса не признается объектом налогообложения по ЕСН, так как данные расходы не снижают налогооблагаемую базу по налогу на прибыль.

Данная точка зрения верна только для плательщиков налога на прибыльПункт 3 статьи 236 НК РФ** Указанные в пункте 1 настоящей статьи выплаты и вознаграждения (вне зависимости от формы, в которой они производятся) не признаются объектом налогообложения, если:у налогоплательщиков — организаций такие выплаты не отнесены к расходам, уменьшающим налоговую базу по налогу на прибыль организаций в текущем отчетном (налоговом) периоде;у налогоплательщиков — индивидуальных предпринимателей или физических лиц такие выплаты не уменьшают налоговую базу по налогу на доходы физических лиц в текущем отчетном (налоговом) периоде.*Страховые взносы на обязательное пенсионное страхование так же не начисляются. Основанием для не начисления служит пункт 2 статьи 10 Федерального закона от 15.12.2001 года №167-ФЗ

«Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации»

** Объектом обложения страховыми взносами и базой для начисления страховых взносов являются объект налогообложения и налоговая база по единому социальному налогу (взносу), установленные главой 24 «Единый социальный налог (взнос)» Налогового кодекса Российской Федерации.*А вот страховые взносы на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний на сумму невозвращенного аванса начислить придется. Этого требует Федеральный закон от 24.07.1998 года №125-ФЗ

«Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний»

.Обратите внимание!Бухгалтеру организации следует обратить внимание и на требования Положения по бухгалтерскому учету «Учет расчетов по налогу на прибыль» ПБУ 18/02, утвержденного Приказом Минфина РФ от 19.11.2002 года №114н.

Так как сумма невозвращенного аванса, исключается из расчета налоговой базы по налогу на прибыль как отчетного, так последующих отчетных периодов, то у налогоплательщика возникнет постоянная разница в соответствии с пунктом 4 вышеуказанного документа**Для целей Положения под постоянными разницами понимаются доходы и расходы, формирующие бухгалтерскую прибыль (убыток) отчетного периода и исключаемые из расчета налоговой базы по налогу на прибыль как отчетного, так и последующих отчетных периодов.*В соответствии с пунктом 6 ПБУ 18/02 постоянные разницы отчетного периода отражаются в бухгалтерском учете обособленно (в аналитическом учете соответствующего счета учета активов и обязательств, в оценке которых возникла постоянная разница).

В рассматриваемом примере постоянная разница может быть отражена в аналитическом учете по счету 91, субсчет 91-2.С возникновением постоянной разницы в бухгалтерском учете организации признается постоянное налоговое обязательство (368 рублей х 24% = 88,32 рубля) — сумма налога, которая приводит к увеличению налоговых платежей по налогу на прибыль в отчетном периоде. На сумму постоянного налогового обязательства организация корректирует величину условного расхода по налогу на прибыль, которым является сумма налога на прибыль, определяемая исходя из бухгалтерской прибыли (убытка), и тем самым определяет налог на прибыль для целей налогообложения, который признается текущим налогом на прибыль.В учете это отражается следующим образом:Корреспонденция счетовСумма, рублейСодержание операцииДебетКредит99 «Прибыли и убытки» субсчет «Постоянное налоговое обязательство»68 «Расчеты по налогам и сборам»88,32Отражена сумма постоянного нало-гового обязательстваМы уже обращали внимание читателя на то, что срок, на который денежные средства могут выдаваться подотчетному лицу на хозяйственные расходы, законодательно не установлен. Правилами указано, что такой срок может устанавливаться руководителем организации.

Однако Правила говорят о возможности, а не об обязанности.

Если такой срок руководитель установил, то работник обязан отчитаться по подотчетной сумме не позднее чем через три рабочих дня после того, как срок истек. А если срок установлен не был, то и нарушить его нельзя. Следовательно, если в организации не установлен срок, на который выдаются подотчетные суммы, то претензии налоговых органов по поводу продолжительности нахождения подотчетной суммы на руках работника нельзя считать обоснованными, но они обязательно будут.Обратите внимание!Налоговые органы, выявляя при проведении проверок подобные случаи выдачи сотрудникам подотчетных сумм на неопределенное время, квалифицируют их как получение физическим лицом беспроцентного займа, заставляя организации определить сумму материальной выгоды, которая якобы возникает у физического лица, включить ее в состав доходов данного сотрудника и удержать сумму налога на доходы физических лиц.Мы уже отметили, что такое требование налоговых органов не является законным.

Понятие материальной выгоды установлено налоговым законодательством, а именно статьей 212 НК РФ.

В соответствии с данной статьей доходом налогоплательщика, полученным в виде материальной выгоды, являются:*1) материальная выгода, полученная от экономии на процентах за пользование налогоплательщиком заемными (кредитными) средствами, полученными от организаций или индивидуальных предпринимателей; 2) материальная выгода, полученная от приобретения товаров (работ, услуг) в соответствии с гражданско-правовым договором у физических лиц, организаций и индивидуальных предпринимателей, являющихся взаимозависимыми по отношению к налогоплательщику; 3) материальная выгода, полученная от приобретения ценных бумаг.*Как видим, Налоговый кодекс не предусматривает исчисление материальной выгоды по денежным суммам, полученным под отчет. Поэтому даже в том случае, если деньги находились у подотчетного лица свыше срока, на который они были выданы, исчисление материальной выгоды производиться не должно.Налоговые органы в данном случае пытаются подвести выданную сумму подотчета под сумму беспроцентного займа, полученного от организации. Однако, чтобы это имело под собой законные основания, между заемщиком и заимодавцем должны существовать договорные отношения, оформленные в соответствии с Гражданским Кодексом РФ.

Займы регулируются главой 42 ГК РФ «Заем и кредит».В соответствии с пунктом 1 статьи 807 Гражданского кодекса РФ по договору займа одна сторона (заимодавец) передает в собственность другой стороне (заемщику) деньги или другие вещи, определенные родовыми признаками, а заемщик обязуется возвратить заимодавцу такую же сумму денег (сумму займа) или равное количество других полученных им вещей того же рода и качества. В том случае, если договор займа заключается между заимодавцем – юридическим лицом и гражданином (заемщиком) он должен быть заключен в письменной форме. Такое требование вытекает из пункта 1 статьи 808 ГК РФ.Договор займа считается заключенным с момента передачи денег или других вещей.

При этом условие о том, что заем является беспроцентным, должно быть указано в договоре, данное положение указано в пункте 1 статьи 809 ГК РФ. Так как в рассматриваемой ситуации сотрудник организации (подотчетное лицо) не заключало с организацией договора займа, следовательно, полученную подотчетную сумму нельзя признать заемными средствами и говорить о возникновении у физического лица материальной выгоды не имеет смысла.

Кроме того, обратите внимание, подобные действия налогового органа подразумевают под собой изменение юридической квалификации сделки, а это возможно только по решению суда.Согласно статье 45 НК РФ**Взыскание налога с организации не может быть произведено в бесспорном порядке, если обязанность по уплате налога основана на изменении налоговым органом:1) юридической квалификации сделок, заключенных налогоплательщиком с третьими лицами;2) юридической квалификации статуса и характера деятельности налогоплательщика.* Материалы подготовлены группой консультантов-методологов .

Рубрики: Подписывайтесь на «Утреннего бухгалтера». Все для бухгалтера. Пора завести блог на Клерк.ру Блог компании на «Клерке» — это ваш новый инструмент, чтобы рассказать о себе. Публикуйте любой контент про вашу компанию.

Мы не просим купить подписку. У нас вообще все бесплатно. Иногда команде «Клерка» это непросто.

Последние новости по теме статьи

Важно знать!
  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов.
  • Знание базовых основ желательно, но не гарантирует решение именно вашей проблемы.

Поэтому, для вас работают бесплатные эксперты-консультанты!

Расскажите о вашей проблеме, и мы поможем ее решить! Задайте вопрос прямо сейчас!

  • Анонимно
  • Профессионально

Задайте вопрос нашему юристу!

Расскажите о вашей проблеме и мы поможем ее решить!

+